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Employment Development Department
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Pagos de Impuestos Sobre la Nómina por Medio de la Transferencia Electrónica de Fondos (EFT)

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Usted puede pagar sus impuestos sobre la nómina al Departamento del Desarrollo del Empleo (EDD, por sus iniciales en inglés), por medio de la transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus iniciales en inglés). Existen dos métodos para realizar una transferencia electrónica de fondos (EFT):

La ley de California actualmente requiere a los empleadores que cumplen con cierto criterio, realicen todos los depósitos de impuestos del Seguro Estatal de Discapacidad (SDI) y del Impuesto Sobre el Ingreso Personal (PIT), por medio de una transferencia electrónica de fondos (EFT). Se han hecho cambios importantes a este requisito los cuales tendrán efecto a partir del primero 1º de enero de 2017. Para obtener más información, consulte la sección sobre el requisito de presentar electrónicamente las declaraciones, los reportes y los depósitos de impuestos sobre la nómina al Departamento (EDD), que se muestra más adelante.

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A partir del 1º de julio de 2016, el Departamento del Desarrollo del Empleo (EDD) se cambió a Union Bank y ahora trabaja con un nuevo recolector de información externo (state data collector) conocido como First Data Government Solutions, los cuales a partir de esa fecha estarán recibiendo los pagos de impuestos sobre la nómina que los empleadores realizan por medio de la transferencia electrónica de fondos (EFT). Este cambio afecta a los empleadores o sus representantes o agentes de nómina que usan cualquiera de los dos métodos, Automated Clearing House (ACH) Debit o Automated Clearing House (ACH) Credit, para hacer el Depósito de Impuestos Sobre la Nómina (DE 88) (Payroll Tax Deposit) por medio de la transferencia electrónica de fondos (EFT). A continuación se proporciona más información al respecto.

Atención: Este cambio no afecta al servicio electrónico e-Services for Business.

Pagos de Impuestos Hechos por Medio del Método Automated Clearing House (ACH) Credit

Los pagos de impuestos sobre la nómina que se realizan por medio del método Automated Clearing House (ACH) Credit, tienen que incluir el número de cuenta y el número de ruta (routing transit number) del nuevo banco (Union Bank) del Departamento (EDD).

Para evitar transacciones en las que no se puedan procesar sus pagos y que posiblemente lo penalicen con el cobro de intereses por pagos tardíos, usted tiene que proporcionarle a su banco la información de la cuenta del nuevo banco (Union Bank) del Departamento (EDD). Usted puede proporcionarle a su banco el documento titulado en inglés Information for Your Bank (DE 532) en el cual se indica el proceso para que su banco pueda realizar a su nombre y de manera correcta el depósito de impuestos sobre la nómina, al Departamento (EDD).

Atención: Si usted está haciendo sus pagos de impuestos sobre la nómina al Departamento (EDD) por medio del método Automated Clearing House (ACH) Debito el método Automated Clearing House (ACH) Credit, asegúrese de que su banco tenga registrado correctamente los ocho dígitos de su Número de Cuenta del Impuesto Sobre la Nómina del Empleador (Employer Payroll Tax Account Number) que se requieren para procesar sus pagos de impuestos sobre la nómina y no el Número de Identificación Federal del Empleador [(Federal Employer Identification Number) (FEIN)].

Pagos de Impuestos Hechos por Medio del Método Automated Clearing House (ACH) Debit

Aunque a manera general el proceso para hacer sus pagos de impuestos sobre la nómina por medio del método Automated Clearing House (ACH) Debit permanece igual, asegúrese de tomar en consideración la siguiente información:

  • Sitio por Internet del Recolector de Información Externo First Data: El sitio por Internet del recolector de información externo First Data, tiene una nueva presentación. Se les requiere a todos los usuarios registrados que están usando el sistema actual del recolector de información externo First Data, que a partir del día 1º de julio de 2016 o después de esa fecha establezcan un nuevo perfil de usuario en el nuevo sistema, con su Número de Cuenta del Impuesto Sobre la Nómina del Empleador (Employer Payroll Tax Account Number) que le fue proporcionado por el Departamento (EDD) y su código de seguridad actual. Para realizar este proceso, visite el sitio por Internet del recolector de información externo First Data.

    Atención: Si usted paga los impuestos por teléfono, el proceso sigue siendo el mismo. Usted puede continuar comunicándose al 1-800-554-7500 para realizar sus pagos de impuestos por teléfono.
  • Pago de Una Sola Vez por Medio del Recolector de Información Externo First Data: Si usted no está registrado para hacer sus pagos de impuestos sobre la nómina al estado, por medio de la transferencia electrónica de fondos (EFT) o necesita realizar de manera inmediata y electrónicamente sus pagos de impuestos sobre la nómina, usted puede hacer el pago electrónico en el sitio por Internet del recolector de información externo First Data, seleccionando la opción de pago de una sola vez (One-Time Pay).
  • Almacenar sus Pagos (Warehousing Payments): Usted podrá almacenar sus pagos de impuestos (Warehousing Payments) programados por medio del método Automated Clearing House (ACH) Debit,en el nuevo sistema del recolector de información externo First Data.
  • Pagos Hechos a Través de Fedwire: Los pagos de impuestos hechos a través de Fedwire también son afectados por el cambio de banco. Los pagos de impuestos hechos a través de Fedwire solamente ocurren en situaciones de emergencia y tienen que ser autorizados por el Departamento (EDD) anticipadamente. Comuníquese con e-Pay Group al 916-654-9130 antes de intentar hacer un pago a través de Fedwire, para asegurar que la información de la cuenta de banco del estado sea correcta.

Atención: Usted tiene que tener un Número de Cuenta del Impuesto Sobre la Nómina del Empleador (Employer Payroll Tax Account Number) válido, que haya sido proporcionado por el Departamento (EDD), antes de que se registre para usar el método Automated Clearing House (ACH) Debit. Usted puede registrarse por Internet en los Servicios para Empleadores Online (Employer Services Online) para luego poder ingresar a e-Services for Business y obtener un Número de Cuenta del Impuesto Sobre la Nómina del Empleador (Employer Payroll Tax Account Number).

Para obtener más información sobre el cambio de banco del Departamento (EDD), visite la página por Internet titulada en inglés Bank Change for Electronic Funds Transfer (EFT) Filers (solamente disponible en inglés) o puede comunicarse con el Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886.

Cada año el Departamento (EDD) revisa la cuenta de impuestos sobre la nómina de cada empleador para determinar si están cumpliendo con el requisito de realizar electrónicamente el pago de los impuestos sobre la nómina.

  • Si el promedio del depósito que usted realiza como pago de sus impuestos del Seguro Estatal de Discapacidad (SDI) y el Impuesto Sobre el Ingreso Personal (PIT) es equivalente a $20,000 o más en el año fiscal previo (del 1º de julio al 30 de junio), usted es requerido realizar electrónicamente el pago de los impuestos del Seguro Estatal de Discapacidad (SDI) y el Impuesto Sobre el Ingreso Personal (PIT) durante el próximo año calendario, sin importar la cantidad monetaria.
  • Si usted cumple con el requisito de realizar electrónicamente el pago de sus impuestos sobre la nómina, a usted se le notificará el 31 de octubre previo al año en que usted deba comenzar a cumplir con este requisito.
  • Si usted es requerido realizar electrónicamente el pago de sus impuestos del Seguro Estatal de Discapacidad (SDI) y el Impuesto Sobre el Ingreso Personal (PIT) y no lo cumple, usted estará sujeto a una penalización del 15 por ciento (10 por ciento para períodos previos al 3er trimestre del año 2014) por haber pagado por otros medios (ejemplo: con un cheque, en efectivo, etc.).
  • Los pagos de impuestos del Seguro de Desempleo (UI) y el Impuesto de Entrenamiento Ocupacional (ETT) no están sujetos a la penalización por incumplimiento del requisito de pagar electrónicamente.

Atención: Si usted es requerido pagar electrónicamente sus impuestos sobre la nómina al Departamento (EDD), también está obligado a depositar electrónicamente la retención de los salarios/sueldos que haya sido ordenada por una corte judicial por manutención de hijos, a la Unidad de Distribución de Pagos del Estado del Departamento de Manutención de Niños (Department of Child Support Services’ State Disbursement Unit).

Actualmente la ley estatal requiere que todos los empleadores que tienen 10 ó más empleados presenten las declaraciones de impuestos sobre la nómina y los reportes de salarios/sueldos electrónicamente y que realicen sus pagos de impuestos sobre la nómina electrónicamente al Departamento (EDD).

Atención: A cualquier empleador que bajo la ley actual se le haya requerido presentar los reportes de salarios/sueldos y/o realizar los depósitos de impuestos sobre la nómina electrónicamente al Departamento (EDD), permanecerá sujeto a los mismos requisitos.

El servicio de e-Services for Business le proporciona una manera rápida, fácil y segura para manejar las cuentas de impuestos sobre la nómina del empleador por medio del Internet.

A través de e-Services for Business usted puede:

  • Usar el método Automated Clearing House (ACH) Debit para realizar los pagos de impuestos sobre la nómina por medio de la transferencia electrónica de fondos (EFT) al Departamento (EDD).
  • Establecer una cuenta de una sola vez. Para poder usar los servicios disponibles en e-Services for Business usted tiene que establecer una cuenta con los Servicios para Empleadores Online, en la página por Internet titulada en inglés Employer Services Online.
  • Almacenar y actualizar la información de su cuenta de banco por Internet.
  • Ver el nivel de la tasa de los impuestos sobre la nómina.
  • Presentar el Depósito de Impuestos Sobre la Nómina (DE 88) (Payroll Tax Deposit).
  • Hacer múltiples depósitos de impuestos sobre la nómina, utilizando la opción Attach a Bulk Payment File.
  • Entre otras cosas.

El recolector de información externo First Data es una compañía externa que ha sido contratada por el estado de California para realizar el cobro de los impuestos sobre la nómina en representación del Departamento (EDD) y de otras agencias del estado. Los únicos pagos que se pueden realizar a través del recolector de información externo First Data, son los que corresponden al Depósito de Impuestos Sobre la Nómina (DE 88) (Payroll Tax Deposit).

Las siguientes opciones de pago están disponibles:

  • Pago por Internet: Inicie su Depósito de Impuestos Sobre la Nómina (DE 88) (Payroll Tax Deposit) en la página por Internet del recolector de información externo First Data. Es necesario que usted establezca una cuenta con el recolector de información externo First Data para poder ingresar a este servicio.
  • Pago por Teléfono: Para comunicarse con el recolector de información externo First Data al teléfono 1-800-554-7500, inicie su Depósito de Impuestos Sobre la Nómina (DE 88) (Payroll Tax Deposit) usando su código de seguridad.
  • Opción de único Pago: Inicie su Depósito de Impuestos Sobre la Nómina (DE 88) (Payroll Tax Deposit) en la página por Internet del recolector de información externo First Data.
  • Pago en Representación de Varios Empleadores: Los agentes de nómina y los proveedores de servicios de nómina que inicien su Depósito de Impuestos Sobre la Nómina (DE 88) (Payroll Tax Deposit) en representación de múltiples empleadores, tienen que registrarse con el recolector de información externo First Data y establecer su propio número de identificación Bulk Filer. Para obtener más información, consulte la guía titulada en inglés Electronic Funds Transfer Bulk Filer Setup Guide (DE 154).
    • Cada uno de sus clientes tienen que:
      • Tener un Número de Cuenta del Impuesto Sobre la Nómina del Empleador (Employer Payroll Tax Account Number) y
      • Establecer una cuenta con el recolector de información externo First Data, antes de que puedan realizar sus pagos.

Para establecer una cuenta con el recolector de información externo First Data, presente el formulario titulado en inglés Electronic Funds Transfer (EFT) State Data Collector Program – Vendor (Third Party) New Enrollment Request Form (DE 26), al Departamento (EDD). Usted puede presentar el formulario enviándolo por fax al número 916-654-7441 ó a la dirección de correo postal que se indica a continuación:

Employment Development Department
e-Pay Group, MIC 15-A
P.O. Box 826880
Sacramento, CA 94280-0001

El sitio por Internet del recolector de información externo First Data no está bajo el control del Departamento (EDD), por lo cual no se hace responsable del contenido o enlaces de Internet que aparecen en este sitio. El Departamento (EDD) recomienda que usted revise las declaraciones de seguridad y confidencialidad del recolector de información externo First Data.

El método Automated Clearing House (ACH) Credit realiza los pagos de impuestos sobre la nómina permitiéndole a su banco que tome los fondos de su cuenta bancaria y los transfiera a la cuenta bancaria del estado. No es necesario que usted complete el formulario titulado en inglés Electronic Funds Transfer (EFT) State Data Collector Program – Vendor (Third Party) New Enrollment Request Form (DE 26) para usar este método.

Para que usted pueda hacer el Depósito de Impuestos Sobre la Nómina (DE 88) (Payroll Tax Deposit) correctamente, su banco tiene que procesar su pago usando el formato aprobado por National Automated Clearing House Association (NACHA) CCD+TXP Addenda. Usted puede proporcionarle a su banco el documento titulado en inglés Information for Your Bank (DE 532) en el cual se indica el proceso para que su banco pueda realizar a su nombre y de manera correcta el depósito de impuestos sobre la nómina, al Departamento (EDD).

Para asegurar que los pagos sean aplicados a la Cuenta del Impuesto Sobre la Nómina del Empleador (Employer Payroll Tax Account) correcta, asegúrese de proporcionarle a su banco la siguiente información:

  • Número de Cuenta del Impuesto Sobre la Nómina del Empleador (Employer Payroll Tax Account Number).
    • Ocho (8) dígitos, no espacios o guiones.
    • Si usted no tiene un Número de Cuenta del Impuesto Sobre la Nómina del Empleador (Employer Payroll Tax Account Number) establezca una cuenta con los Servicios para Empleadores Online en Employer Services Online y luego visite e-Services for Business para obtener su número.
  • Programación de fecha para el depósito.
    • Al día siguiente, dos veces por semana, mensualmente, trimestralmente.
  • Fecha programada para los pagos de impuestos sobre la nómina.
    • Para los depósitos SDI/PIT, esta es la fecha en que usted le pagó a sus empleados.
    • Para los depósitos de impuestos UI/ETT, esta es la fecha del fin del trimestre (03/31/YY, 06/30/YY, 09/30/YY, o 12/31/YY).
    • Para los depósitos por sanciones e intereses, es la fecha de fin de trimestre.
  • Cantidad de depósito por cada tipo de impuesto y el total, por ejemplo:
    • Cantidad del impuesto SDI, cantidad del impuesto PIT, y el total.
    • Cantidad del impuesto UI, cantidad del impuesto ETT, y el total.
    • Cantidad por sanción, cantidad por interés y la cantidad total.

La fecha en que se determina que se hicieron los pagos de impuestos sobre la nómina, corresponde a la fecha en que fue realizada la transferencia electrónica de fondos (EFT) a la cuenta de banco del estado.
Los pagos de impuestos por medio del método Automated Clearing House (ACH) Debit que se realizan antes de las 3 p.m. (Hora del Pacífico), pueden transferirse el siguiente día laborable.
Para los pagos de impuestos hechos por medio del método Automated Clearing House (ACH) Credit, favor de revisar con su banco la fecha apropiada para hacer el pago.

Si la Programación de su Depósito Federal/Requerido es: Los Pagos de Impuestos PIT y SDI Deben Estar Depositados en la Cuenta del Union Bank
Día Siguiente En o antes del 3er día laborable después de la fecha en que se hicieron los pagos de nómina.
2 Veces por Semana, Mensualmente, o Trimestralmente En o antes del siguiente día laborable después de la fecha límite que tenía para hacer el depósito de los impuestos.

Si la última fecha para hacer los pagos de impuestos cae en un sábado, domingo o día festivo, la fecha determinada para hacer los pagos se extiende al siguiente día laborable. Para obtener más información, consulte la página por Internet titulada en inglés Legal Holidays, para ver las fechas correspondientes a los días laborables que están seguidos de un día festivo o comuníquese con el Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-855-866-2657. Para obtener más información sobre las fechas límite para hacer el pago de impuestos sobre la nómina, visite la página por Internet titulada en inglés Calendar – Payroll Tax Due Dates.

Para obtener más información sobre el pago de impuestos sobre la nómina por medio de la transferencia electrónica de fondos (EFT), visite la página por Internet titulada en inglés FAQs - Electronic Funds Transfer. La página por Internet titulada en inglés Electronic Funds Transfer Program (DE 27), también le proporciona información detallada sobre este mismo tema.