¿Debo registrarme como empleador?

Los empleadores que operan un negocio pueden ser individuos o entidades legales e incluyen:

• Propietarios únicos
• Empresas (partnerships)
• Corporaciones
• Organizaciones sin fines de lucro o caritativas
• Sociedades de responsabilidad limitada (LLC)
• Empresas de responsabilidad limitada (LLP)
• Entidades públicas (incluidas agencias estatales y federales)
• Escuelas
• Asociaciones y fideicomisos
• Fideicomisos testamentarios (estates)
• Empresas conjuntas
• Tribus de nativos americanos

Los empleadores de trabajadores domésticos que contratan a trabajadores domésticos pueden ser:

• Casas particulares
• Clubes universitarios locales
• Divisiones locales de fraternidades o hermandades universitarias

En general, un negocio debe pagar impuestos estatales sobre la nómina cuando paga más de $100 en salarios durante un trimestre calendario a un empleado o más. Los salarios son la compensación por los servicios prestados e incluyen:

• Pagos en efectivo.
• Comisiones.
• Bonos.
• El valor razonable en efectivo de la remuneración pagada a un empleado por cualquier medio que no sea efectivo (como comidas y alojamiento) por los servicios ofrecidos.

Un empleador debe registrarse ante el EDD en un plazo de 15 días después de haber cumplido este requisito.

Algunos ejemplos de cuándo un negocio empieza a estar obligado a pagar impuestos estatales sobre la nómina:

• Un propietario único (empleador) contrata a un empleado en marzo y le paga $75 por mes. El empleador debe pagar este impuesto a partir del 1 de abril, ya que no le pagó al empleado más de $100 en el primer trimestre del año (enero-marzo), pero le pagará más de $100 en el segundo trimestre (abril-junio).
• Una corporación opera sin ningún trabajador, excepto por el presidente. La corporación es un empleador y debe registrarse si el presidente recibe salarios de más de $100 en un trimestre calendario.
• Una empresa de dos personas opera un negocio en el que cada socio recibe un sueldo de más de $1,000 durante el primer trimestre del año. Cuando uno de los socios se va de vacaciones, se contrata a un empleado al que se le paga $95 durante el trimestre. La empresa no está obligada a registrarse como empleador, ya que los retiros no se consideran salarios y el empleado contratado no recibió más de $100 durante el trimestre calendario.

Para más información

Para conocer más acerca de los salarios, los salarios sujetos a los impuestos sobre la nómina y los salarios sujetos al impuesto sobre el ingreso personal, consulte los siguientes recursos:

• ¿Qué son los salarios?
• Hoja de Información: Salarios/Sueldos (DE 231A/S) (PDF)
• Hoja de información - Salarios reportados para fines del pago de impuestos de ingresos personales en el documento ""Quarterly Contribution Return and Report of Wages (Continuation) (DE 9C)” (DE 231PIT/S) (PDF)

Como empleador de trabajadores domésticos, debe declarar impuestos cuando emplea a una persona o más para realizar un trabajo y paga salarios en efectivo de $750 o más en un trimestre calendario.

Regístrese ante el EDD a través de e-Services for Business. Debe presentar el formulario titulado en inglés Empleadores de trabajadores domésticos – Formulario de registro y actualización (DE 1HW) (PDF) (solamente en inglés) en un plazo de 15 días de haber pagado un total de salarios en efectivo de $750.

Descubra cómo registrarse exitosamente. Elija entre los siguientes tipos de negocios para conocer más. Las siguientes páginas solamente están disponibles en inglés.

• Empleadores comerciales-dueños individuales, copropiedades, sociedades generales
• Empleadores comerciales-corporaciones, sociedades de responsabilidad limitada (LLC), empresas de responsabilidad limitada (LLP), socios limitados (LP)
• Empleadores de trabajadores domésticos
• Empleadores sin fines de lucro
• Empleadores agrícolas
• Empleadores de la iglesia y de órdenes religiosas
• Cobertura Electiva del Seguro de Incapacidad (DIEC)
• Empleadores de entidades públicas
• Empleadores que solamente depositan la retención del impuesto sobre el ingreso personal (solamente el PIT) (incluidos aquellos que pagan pensiones y anualidades)
• Empleadores - Escuelas públicas
• Empleadores - Tribus de nativos americanos

1. Ingrese a e-Services for Business.
2. Seleccione Enroll.
3. Ingrese la información requerida y seleccione Continue.
4. Elija sus preguntas de seguridad y responda cada una, luego seleccione Continue.
5. Revise el resumen de registración e imprima una copia para sus registros, luego seleccione Submit.
6. Seleccione el enlace de verificación en el correo electrónico que el EDD le envió para completar el proceso de registro.

Importante: Si no verifica su dirección de correo electrónico dentro de 24 horas, tendrá que reiniciar el proceso de registración.

1. Seleccione New Employer, luego seleccione Next..
2. Seleccione Register for Employer Payroll Tax Account Number.
3. Complete la solicitud de registro por internet.
4. Seleccione Submit.

Este proceso creará un número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador.

Una vez que haya registrado su negocio con el EDD, se le emitirá un número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador de ocho dígitos (ejemplo: 000-0000-0), también conocido como Número de Identificación Estatal del Empleador (SEIN, por sus siglas en inglés) o número de identificación estatal. Necesita el número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador para todas sus interacciones con el EDD para garantizar la seguridad de su cuenta.

Debe proporcionar su número de cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador cuando presente declaraciones fiscales y haga depósitos en todas las solicitudes electrónicas e impresas. Si un agente, banco o servicio de nómina le prepara su declaración fiscal, también debe incluir su número de cuenta del impuesto sobre la nómina cuando presente declaraciones fiscales en su nombre.

• Declarar los salarios que pague a sus empleados y el Impuesto sobre el Ingreso Personal (PIT) que retenga de sus salarios.
• Pagar el Seguro de Desempleo (UI) y el Impuesto de Capacitación Laboral (ETT, por sus siglas en inglés) en los salarios de sus empleados, así como retener y remitir el Seguro Estatal de Incapacidad (SDI, por sus siglas en inglés) y el Impuesto sobre el Ingreso Personal (PIT) en los salarios que pague a sus trabajadores (ver la sección Tasas, calendarios de retención y valor de comidas y alojamiento).
• Registrar todos los empleados nuevos al Registro de Empleados Nuevos (solamente en inglés) en un plazo de 20 días desde su fecha de inicio de trabajo.
• Si usa los servicios de contratistas independientes, es posible que también deba registrarlos. Consulte la página Cómo declarar información de contratistas independientes (solamente en inglés) para obtener más información.
• Publicar avisos en el lugar de trabajo y brindarles a sus empleados información acerca de sus beneficios. Consulte Avisos y panfletos requeridos (solamente en inglés) para conocer más acerca de los requisitos de publicación de avisos.

La ley del estado de California requiere que todos los empleadores presenten sus declaraciones del impuesto al empleo, reportes de salarios y depósitos del impuesto sobre la nómina de manera electrónica al EDD.

Para más información

• Mandato de e-file and e-pay para empleadores
• Presentación de documentación requerida y fechas de vencimiento
• Recursos útiles para el nuevo empleador
• Seminarios acerca de los impuestos sobre la nómina

e-Services for Business es una plataforma rápida, fácil y segura para administrar por internet su cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador.

Funciones:

• Registrarse, cerrar o reactivar una cuenta del impuesto sobre la nómina del empleador.
• Presentar, modificar e imprimir declaraciones y reportes fiscales.
• Hacer pagos.
• Disputar los cargos o tasas de los beneficios del Seguro de Desempleo.
• Autorizar un poder notarial.
• Reportar cambios a su negocio.
• Ver notificaciones y cartas.
• Reportar empleados nuevos o contratistas independientes.
• Pedir la transferencias de una cuenta de reserva.

Para más información o para registrarse, visite e-Services for Business.

Aliente a sus empleados a retener la cantidad correcta del impuesto sobre el ingreso. Solicite a sus empleados que completen los siguientes formularios:

• Certificado de retenciones del empleado (DE 4/S) (PDF)
• Formulario W-4 del IRS

Puede encontrar los esquemas de retenciones de California en la sección Tasas y retenciones (solamente disponible en inglés) para más información.

Si es un oficial y el accionista único (o el accionista único además de su cónyuge) de una corporación privada, puede optar por la exclusión de los beneficios y las contribuciones de la cobertura del Seguro Estatal de Incapacidad. Consulte el formulario titulado en inglés Sole Shareholder/Corporate Officer Exclusion Statement (DE 459) (PDF) para más información.

Si ya se ha registrado por internet, no use este método alternativo.

Incluya su Número de Identificación Federal del Empleador (FEIN) en el formulario de registro para asegurarse de que se apliquen correctamente los créditos fiscales del Seguro de Desempleo cuando solicite su formulario Formulario 940 del IRS - Declaración Federal Anual del Empleador del FUTA.

Comuníquese con el IRS para obtener información acerca de los requisitos federales de presentación.

Registro por correo postal

Complete el formulario de registro para su tipo de negocio. Los siguientes formularios solamente están disponibles en inglés):

• Commercial Employer Account Registration and Update Form (Including Pacific Maritime, and Fishing Boats) (DE 1) (PDF)
• Agricultural Employer Account Registration and Update Form (DE 1AG) (PDF)
• Governmental Organizations, Public Schools, and Indian Tribes Registration and Update Form (DE 1GS) (PDF)
• Nonprofit Employers Registration and Update Form (DE 1NP) (PDF)
• Employers Depositing Only Personal Income Tax Withholding Registration and Update Form (DE 1P) (PDF)
• Employer of Household Workers (DE 1HW) (PDF)

Envíe por correo postal o fax su formulario de registro completado a la dirección o el número de fax que aparece a continuación:

Por correo postal:
Employment Development Department
Account Services Group, MIC 28
PO Box 826880
Sacramento CA 94280-0001

Por fax: 1-916-654-9211

Nota: El registro por correo postal puede tardar entre 10 y 14 días en tramitarse.

• Mandato de e-file and e-pay para empleadores 
• CalGOLD – Asistencia para obtener permisos comerciales.
• Descubra oro en California (PDF) – Lo que debe saber sobre los impuestos y su pequeña empresa.
• Centro de Servicios de Impuestos de California – Guía sobre los formularios y servicios que los contribuyentes necesitan.
• Seminarios acerca de los impuestos sobre la nómina – Seminarios gratuitos para ayudar a los empleadores a cumplir con las leyes del impuesto sobre la nómina de California.
• Cambios en su negocio
• Presentación de documentación requerida y fechas de vencimiento

Para más ayuda

Llame al Centro de Asistencia al Contribuyente al 1-888-745-3886 o visite la Oficina del Impuesto al Empleo más cercana a usted.